Gran preocupación para las pequeñas empresas: Descripción general del fraude empresarial

El siguiente es un artículo de Stephanie Laitala, presidenta y propietaria de Contabilidad del búho y  Servicios CFO.

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Gran preocupación por las pequeñas empresas

La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no creen que les pueda ocurrir un fraude, pero la realidad es que las pequeñas empresas tienen todas las razones para preocuparse por el fraude. Las pequeñas empresas (definidas como organizaciones con menos de 100 empleados) son, con mucho, las más vulnerables al fraude laboral. De hecho, las pérdidas por empleado por fraude en las empresas más pequeñas son 100 veces la cantidad de sus contrapartes más grandes. El esquema de fraude promedio en una pequeña empresa causa pérdidas por $ 127,500. Puede ser devastador para una empresa, tan devastador que casi un tercio de las quiebras se atribuyen a la malversación de fondos. ¿Comienza a preguntarse cuáles podrían ser sus pérdidas potenciales? Déjame compartir otra estadística que podría sorprenderte. Una regla general comúnmente aceptada es que la compañía promedio puede esperar perder el 6% de sus ingresos por fraude. (¿Debería hacer una pausa mientras haces los cálculos en tu cabeza?) Este es un tema tan importante, y me alegra que te lo tomes tan en serio como para estar aquí conmigo hoy.

Introducción y resumen general

Durante la próxima media hora compartiré algunas ideas, basadas tanto en mi experiencia personal como en datos duros, sobre:

• ¿Por qué las pequeñas empresas son tan vulnerables al fraude?

• ¿Qué tipo de personas tienen más probabilidades de cometer fraude?

• ¿Cuáles son los esquemas específicos que se usan con más frecuencia?

• ¿Cuáles son las medidas que han demostrado ser más efectivas para detectar y prevenir el fraude?

Nota: Durante esta presentación compartiré varias estadísticas en algunos casos para mostrar la magnitud de este problema y en otros casos para ayudarlo a identificar las áreas exactas en las que desea enfocarse al abordar el problema. Estas estadísticas provienen de una fuente muy actual y creíble: el Informe 2004 a la Nación sobre Fraude y Abuso Ocupacional, de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados.

¿Por qué las pequeñas empresas son tan vulnerables?

Falta de conciencia del riesgo. Los dueños de negocios suelen ser personas trabajadoras, honestas, positivas y optimistas que proyectan los mismos atributos en los demás. Debido a que toman riesgos con un cierto sentido de invulnerabilidad, por lo general no son sospechosos y, a menudo, no pueden crear ni siquiera los controles financieros o salvaguardas más básicos para sus empresas. En las empresas más pequeñas, las personas se conocen bien, y es natural que confíen entre sí. De hecho, el ambiente familiar íntimo de una pequeña empresa es una de sus características más atractivas. La mayoría de las veces, creer en tus compañeros de trabajo está bien fundado, pero no siempre. Nunca tener fe en sus empleados es algo malo; por eso siempre confía en ellos. El objetivo es lograr un equilibrio entre los dos. Para aumentar su conciencia del riesgo, debe recordarse periódicamente que hay otros que pueden:

• Sea menos honesto y directo que usted

• Piense que merecen ganar mucho más de lo que usted les paga y sienta derecho a "ajustar" sus fondos entrantes a niveles más altos.

• Perciba que, como usted es dueño de un negocio, es una persona rica y que merece algo de su dinero

• Inicialmente tiene la intención de "pedir prestado" algunos fondos por un corto tiempo, pero luego no puede devolverlo. A medida que continúan sus necesidades de efectivo, continúan "pidiendo prestado".

Falta de experiencia financiera

Las personas emprendedoras generalmente comienzan nuevos negocios al convertir años de habilidades avanzadas y experiencia en la industria en productos y servicios comercializables. El propietario de una pequeña empresa generalmente tiene abundantes habilidades técnicas (para proporcionar un producto o servicio) y habilidades de personas (para vender el producto o servicio). Pero rara vez tiene la experiencia financiera para dirigir un negocio. La mayoría de los dueños de negocios son más felices cuando están produciendo o vendiendo y preferirían que alguien más maneje el lado financiero del negocio. Muchos propietarios se sienten incómodos trabajando con números o no están interesados ​​en invertir tiempo valioso para aprender a entender o estructurar su información financiera. Cuando un empleado ve que el jefe no sabe exactamente cuánto dinero hay en el banco, o no está interesado en revisar los extractos bancarios, también comienza a darse cuenta de cuánto podría salirse con la suya sin temor a ser descubierto.

Controles limitados

La base de la prevención del fraude es la división de responsabilidades entre los empleados. La razón es bastante clara: una cosa es robar por ti mismo, pero otra muy distinta es contar con la ayuda de un compañero de trabajo. Las pequeñas empresas rara vez tienen suficiente personal para adaptar los controles adecuados; Los “departamentos de contabilidad de una persona” son la regla, no la excepción. En consecuencia, se vuelve importante para el propietario superar esta deficiencia con una supervisión razonable, que se puede lograr de dos maneras. Primero, el propietario del negocio debe comprender y verificar activamente la información financiera que se le informa. En segundo lugar, el propietario puede contratar a un profesional de contabilidad para dar fe de la credibilidad de la información financiera, incluso si la empresa no tiene una auditoría regular.

¿Quién comete fraude y por qué?

Cuando se toma un momento para considerar a las personas que trabajan para usted, probablemente no se le ocurra uno que pueda cometer fraude contra su empresa. Una cosa a tener en cuenta es que el culpable es a menudo la última persona que sospecha. Raramente es el nuevo trabajador el que es un misterio total para ti. La mayoría de las veces es la persona que ha estado en la empresa para siempre y en quien confía implícitamente. (La mayoría de los fraudes son cometidos por alguien que ha trabajado para usted durante al menos 6 años). El estudio de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados ofrece una imagen interesante de malversadores. Descubrió que el fraude cometido por los gerentes era 16 veces mayor que el fraude cometido por los empleados de base. Las pérdidas por fraude causadas por hombres fueron cuatro veces mayores que las causadas por mujeres. Las personas mayores de 60 años cometieron 28 veces el fraude cometido por personas menores de 25 años. Cuando lo piensas, esta imagen comienza a tener sentido. Para robar una gran cantidad de dinero de una empresa, debes estar en una posición de poder y confianza. De lo contrario, no tendrá acceso a los activos de la empresa. Por definición, todo el fraude ocupacional es cometido por personas en quienes confiamos. Después de todo, confió en ellos lo suficiente como para contratarlos y darles la bienvenida a su empresa. La oportunidad generalmente se proporciona a través de debilidades en los controles internos. Algunos ejemplos incluyen inadecuado o no: hay personas malas que cometen fraude, pero más a menudo es una buena persona que se ha encontrado en una situación en espiral fuera de control. Una de las cosas que debe hacer al pensar en el fraude es alterar su sistema de creencias. Nuestra tendencia es creer que nadie que contratemos nos robe. La realidad es que casi cualquiera lo hará si existen tres factores: oportunidad, presión y una racionalización. Estos tres factores conforman lo que se conoce como el Triángulo de Fraude.

•Separación de tareas

• Aprobación de la gerencia

• controles del sistema

• Normas y castigos publicitados para los autores de fraudes.

Se puede imponer presión debido a:

• Problemas financieros personales

• vicios personales como juegos de azar, drogas o deudas extensas

• Plazos poco realistas y objetivos de rendimiento.

• Motivos vengativos de las desigualdades percibidas (por ejemplo, mal remunerado, mala asignación de trabajo)

La racionalización ocurre cuando el individuo desarrolla una justificación para sus actividades fraudulentas. La racionalización varía según el caso y el individuo. Algunos ejemplos incluyen:

• "Realmente necesito este dinero y lo devolveré cuando reciba mi cheque de pago"

• "Prefiero tener a la compañía a mis espaldas que al IRS"

• "No puedo permitirme perder todo: mi casa, mi automóvil, todo"

¿Quién comete fraude? Alguien bajo presión con una actitud justificadora que ha puesto en una posición de confianza.

¿Cómo se comete el fraude ocupacional?

A continuación, quiero cubrir cómo se comete el fraude y, específicamente, informarle sobre los tipos de esquemas que existen y cuáles tienden a producir las mayores pérdidas. Desglosar el fraude ocupacional en distintas categorías también lo ayuda a comprender mejor las características comunes, lo que a su vez ayuda a desarrollar mejores herramientas antifraude. Hay tres categorías principales de fraude ocupacional a considerar:

• Malversación de activos. Este es el tipo de fraude más común, representa más del 90% de todas las situaciones, y en el que centraremos nuestra atención hoy. Estos esquemas implican el robo o el mal uso de los activos de una organización, lo que a menudo implica el robo o la malversación de efectivo. Puede incluir la reducción de ingresos antes de que se registre en los libros, robar recibos de efectivo o inventario, o cometer fraude de nómina.

• Corrupción. Los estafadores utilizan erróneamente su influencia en las transacciones comerciales para obtener algún beneficio para ellos mismos o para otra persona. Uno de los más comunes es aceptar sobornos o participar en conflictos de intereses.

• Fraude de estados financieros. Los esquemas de fraude en Enron, WorldCom y Tyco involucraron fraude de estados financieros. Este tipo de fraude es el más costoso por esquema (la pérdida media es de $ 1 millón) pero también el menos común. Esto generalmente implica la falsificación de los estados financieros de una organización al exagerar los ingresos o subestimar los pasivos o gastos.

Déjame preguntarte, si un empleado pudiera robar algún activo, ¿cuál sería?

Efectivo

En 9 de cada 10 casos, la respuesta es obvia: efectivo frío y efectivo. Las razones son evidentes. Un ladrón que trabajaba para un mayorista de probetas enfrentaría algunos desafíos que obstaculizaban la recompensa ilegal en el mercado negro; un empleado deshonesto que trabaja en las minas de carbón necesitaría robar toneladas de esas cosas para hacer algo bueno. Pero todos gastan dinero.

No efectivo

Aunque cualquier otro activo de la empresa está en juego, los empleados generalmente optan por robar algo que les resulta particularmente útil personalmente. Los bienes de consumo como ropa, comestibles, productos electrónicos y joyas son los favoritos. Los suministros y equipos de oficina (computadoras portátiles, dispositivos de mano, software y calculadoras) encabezan la lista de activos duros que pueden ser robados.

Malversaciones de efectivo

Profundizando un poco más, veamos cómo estallan las apropiaciones indebidas de efectivo. Esta es la mayor área de vulnerabilidad para una empresa. El fraude en efectivo se divide en una de tres categorías:

• Desembolsos fraudulentos. Un perpetrador hace que la empresa desembolse fondos de la cuenta bancaria de una empresa a través de algún truco o dispositivo, como enviar facturas falsas o falsificar cheques de la empresa. Aproximadamente las tres cuartas partes de los fraudes en efectivo involucran alguna forma de desembolso fraudulento, lo que hace que esta sea la categoría más común con diferencia. Los esquemas que involucran un desembolso fraudulento también tuvieron la pérdida mediana más alta, con $ 125,000.

• Desnatado. El efectivo se roba de una organización antes de que se registre en los libros y registros de la organización. Los culpables habituales son los vendedores y el personal del departamento de contabilidad. Filman dinero que debe acreditarse a ventas o cuentas por cobrar. Una forma común de robar es robar cheques entrantes de la sala de correo. Si el cheque va acompañado de un pedido de bienes, un empleado puede robar los bienes del inventario y enviárselos al cliente.

• Hurto en efectivo. El efectivo es robado de una organización después de haber sido registrado en los libros y registros de la organización. El empleado generalmente es un cajero o alguien con fácil acceso a la moneda. Debido a que la moneda generalmente se vigila de cerca, estos esquemas son bastante infrecuentes.

Desglosando aún más los desembolsos fraudulentos, puede ver que las áreas que representan el mayor riesgo de fraude son la facturación y la manipulación de cheques.

Facturación

En los esquemas de facturación, la compañía paga por bienes o servicios que no necesita ni desea. Un empleado comete el fraude atacando el ciclo de compra. Un empleado presentará facturas por bienes o servicios ficticios, facturas infladas o facturas por compras personales; Posteriormente, la organización emite un cheque para el estafador, un cómplice o incluso una empresa fantasma. En la mayoría de los casos, se produce una factura falsa por servicios en lugar de productos, ya que es más difícil ocultar los bienes que se supone que deben recibirse. Muchas veces, estas transacciones están ocultas en el sistema de contabilidad con un cargo a los "gastos de consultoría".

Comprobar la manipulación

El autor convierte los fondos de una organización falsificando, alterando o robando un cheque. De lo que muchos dueños de negocios no se dan cuenta es que la sala de correo es un lugar tan oportuno para robar efectivo como una bóveda bancaria. Gran parte del dinero de la compañía pasa por allí en forma de cheques entrantes y salientes. Los cheques deben asegurarse con la misma diligencia que utiliza para proteger el efectivo. Deben almacenarse en una instalación cerrada y sólo aquellos empleados que realmente necesitan acceso deben tenerlo. Con demasiada frecuencia, los cheques que deben cancelarse o anularse se dejan en la bandeja de entrada de alguien a pesar de que todavía son cheques "en vivo". O los cheques no utilizados de la última ejecución de cheques se dejan en la bandeja de la impresora. Incluso he oído hablar de un caso en el que un departamento de cuentas por pagar tenía la mala costumbre de tirar los cheques que la impresora había arrugado. Los cheques no fueron anulados. Un miembro del equipo de limpieza tenía su propio mal hábito, que era rescatar esos cheques de la basura, falsificar firmas y cobrarlos por sumas cada vez más grandes de dinero. Los robos no se descubrieron hasta que la cuenta fue sobregirada y desaparecieron más de $ 1 millón. Este departamento también había descuidado conciliar cuentas por más de un año. Realice un inventario físico cada trimestre para contabilizar cada cheque. Los cheques de monto cero y los cheques que han sido cancelados o anulados se deben anular inmediatamente para que no se puedan usar. Y alguien que no sea el procesador de cuentas por pagar que manejó la transacción original debería ser responsable de contabilizar todos los cheques anulados o cancelados.

Reembolsos de gastos

Un empleado presenta un reclamo de reembolso de gastos comerciales ficticios o inflados.

Nómina de sueldos

Un empleado hace que la organización emita un pago haciendo reclamos falsos de compensación. Ejemplo: un controlador de una pequeña organización sin fines de lucro, creyendo que debería estar ganando el doble de su salario, agregó un empleado "fantasma" a la nómina. Dado que manejaba tanto las cuentas bancarias como los libros, una grave deficiencia de control interno, eso fue bastante fácil de hacer. En cada período de pago, ella escribía un cheque de pago al fantasma inexistente, pero gracias a la política de depósito directo de nómina de la compañía, el dinero realmente fue directamente a su cuenta bancaria. Evidentemente, el banco nunca notó la discrepancia. Durante una auditoría sorpresa de la cuenta de nómina, el controlador abandonó misteriosamente la ciudad. A los auditores no les llevó mucho tiempo descubrir por qué cuando igualaron los depósitos directos y descubrieron el esquema, que le había costado a la organización sin fines de lucro $ 208,000 durante tres años.

Registrar desembolsos

Un empleado realiza entradas falsas en una caja registradora para ocultar la eliminación fraudulenta de divisas. Ejemplo: un astuto asistente de la estación de servicio descubrió una falla en el sistema de caja registradora; podría poner una venta en espera hasta que se complete la transacción. Simplemente presionando el botón "mantener" durante unos segundos adicionales, la transacción desapareció por completo. Entonces, cuando un cliente compraba gasolina, el empleado borraba la venta y se quedaba con las ganancias. Los auditores de la compañía finalmente notaron una gran disparidad cuando compararon el inventario de combustible con las ventas. Después de agotar todas las demás posibilidades (incluidas las fugas en los tanques de almacenamiento de combustible), instalaron cámaras de vigilancia sobre las cajas registradoras y capturaron al estafador en una cinta. Este esquema simple le costó a la compañía $ 132,000.

¿Cómo se detecta el fraude?

El esquema promedio continúa durante 18 meses antes de la detección. Por un amplio margen, el medio más común de detección fue a través de una sugerencia de un empleado, cliente o fuente anónima. Estas personas a menudo están mejor posicionadas para presenciar violaciones, estándares éticos cuestionables u otros indicadores. En los estudios, las organizaciones que no tenían mecanismos de informe sufrieron pérdidas medias que fueron más del doble que las organizaciones con ellos. ¿La conclusión? ¡Las líneas directas funcionan! Todas las organizaciones, pequeñas, grandes y privadas, deben tener una línea directa contra el fraude. Para tener éxito, un tercero debe mantener una línea directa para que los empleados que deseen permanecer en el anonimato puedan hacerlo.

Mejores prácticas para prevenir el fraude

Hágales saber que alguien está mirando

Detectar fraude es importante. Por supuesto, prevenir el fraude antes de que ocurra es más atractivo. No hay una forma garantizada de prevenir todo fraude, pero ciertamente puede crear una cultura hostil al fraude. La clave es comenzar a pensar como un ladrón. Lo que más preocupa a los posibles estafadores es que los atrapen. Aquellos que perciben que los atraparán cometiendo fraude tienen menos probabilidades de cometerlo. Y tenga en cuenta que es la percepción, no necesariamente la realidad, la que modifica el comportamiento del criminal. Es el mismo método utilizado por los departamentos de policía para controlar el crimen callejero. Las autoridades suelen aumentar la visibilidad policial en los barrios propensos a la delincuencia. La mera presencia de los oficiales, un elemento disuasivo proactivo, es la forma más efectiva de desalentar a los delincuentes.

Política de fraude

Uno de los métodos más fáciles y virtualmente gratuitos para informar a los empleados que está observando es establecer una buena política de fraude. Toda organización debería tener uno. Una política de fraude tiene dos funciones: comunicar claramente a todos los empleados las políticas de la organización contra la conducta inapropiada y minimizar su exposición a litigios. Algunas cosas que deben notarse claramente en cualquier política de fraude son:

• Las actividades ilegales, como el robo de activos y los sobornos, están estrictamente prohibidas. Los empleados que sospechan o saben de irregularidades deben notificar a la gerencia o al propietario o informar de la irregularidad a través de la línea directa de fraude

• Todos los presuntos fraudes serán investigados a fondo, independientemente de la posición del empleado o la duración del servicio.

• Cometer fraude resultará en la terminación del empleo.

• La compañía cooperará completamente con la policía y apoyará el enjuiciamiento.

Si deja su información de contacto conmigo, tengo una política de muestra ...

Prevención del fraude: establezca controles internos

Las pequeñas empresas deben observar cómo operan, sus políticas y procedimientos internos básicos, y tomar medidas para disminuir su vulnerabilidad al fraude. Muchos controles son bastante fáciles de implementar y cuestan casi nada. Algunos incluso dirían que tiene la obligación moral de tener controles establecidos, que es injusto poner a un empleado en una posición en la que le sea fácil robar. Las personas son personas, y al no tener controles, básicamente estás colocando un letrero que dice: "Roba de mí. Nunca lo sabré." Si no tienes tentaciones para empezar, evitas muchos problemas. Pueden ser cosas simples. Déjame darte algunos ejemplos:

• Segregar las funciones relacionadas con el efectivo. En primer lugar, cada empresa debe segregar sus funciones relacionadas con el efectivo (por ejemplo, recibir y desembolsar fondos, firmar cheques, conciliar cuentas); un solo empleado nunca debe tener la responsabilidad de todas esas funciones.

• Implemente una supervisión activa. Los directores de la compañía también deben conocer los esquemas para involucrarse en la prevención del fraude en sus compañías. Sobre todo, el propietario debe recibir un extracto bancario sin abrir para que pueda revisarlo en busca de transacciones sospechosas. Además, los directores deben asegurarse de comprender los flujos de ingresos y gastos de la entidad para que puedan notar tendencias inusuales.

•Acceso restringido. Debe proteger las funciones de cuentas por pagar y compras restringiendo el acceso a los registros del archivo maestro de sus proveedores. Cambiar o agregar nuevos proveedores debe requerir la aprobación del supervisor y la documentación de respaldo, porque de lo contrario, cualquier empleado puede configurar el nombre de una empresa y hacer que la empresa comience a facturar y recibir el pago. Se deben tomar precauciones similares en la nómina. Si desea protegerse contra los pagos a empleados fantasmas, así como los cambios inadecuados en las tasas de pago, también debe restringir el acceso a los registros del archivo maestro de personal.

• Verifique su cuenta corriente. Un tercio de los casos de pequeñas empresas involucra un esquema de facturación y un tercio involucra , la manipulación de cheques, dos formas de desembolsos fraudulentos que generalmente tienen éxito cuando hay una falta de control sobre la chequera de la compañía. Esto sugiere que si hay un área crítica en la que las pequeñas empresas deberían concentrar sus esfuerzos y recursos antifraude, es establecer controles sólidos, incluida una fuerte separación de funciones, sobre las funciones de reducción de cheques y cuentas por pagar. Revisar los cheques cancelados es especialmente importante en las pequeñas empresas, donde hay pocos cheques y saldos. Los dueños de negocios siempre deben abrir los extractos bancarios primero y revisar todos los cheques cancelados. También debe proteger el stock de cheques con cerradura y llave, como lo discutimos anteriormente. Y puede implementar otros cambios simples, como hacer que dos empleados abran el correo y solicitar a los empleados que sellen "solo para depósito" en todos los cheques entrantes.

• Revisar las políticas de contratación. Revise sus políticas de contratación para mantener a las personas con antecedentes dudosos fuera de su empresa. Eso significa volver a las prácticas comerciales comunes y al buen sentido. Verifique las referencias: con una llamada telefónica, no solo mire hojas de papel. Cuando esté ocupando un puesto en un área particularmente delicada, piense en contratar una empresa externa para que realice una verificación de antecedentes completa que incluya ejecutar un informe de la agencia de crédito sobre ese empleado.

• Obtenga una perspectiva externa. Las empresas deben tener un profesional financiero que realice una revisión anual de las cuentas en efectivo y los extractos bancarios.

Resumen

Hay malas noticias y hay buenas noticias. Las pequeñas empresas se ven desproporcionadamente afectadas por el fraude ocupacional. Menos empleados puede significar menos segregación de funciones, menos controles contables básicos y un mayor nivel de confianza entre los propietarios y compañeros de trabajo. Esas son las malas noticias. La buena noticia es que tenemos las herramientas para prevenir el fraude, ciertamente no el 100% del tiempo, pero en la mayoría de los casos, y no son demasiado engorrosas de implementar. Para aquellos de ustedes a quienes les gustan las cosas bien envueltas, aquí, en pocas palabras, están las 10 cosas principales que pueden hacer para prevenir o detectar el fraude.

Diez formas principales en que los propietarios de pequeñas empresas pueden prevenir o detectar fraudes

• Brinde a los empleados una forma de denunciar el fraude.

• Tener un código de ética escrito.

• Segregar deberes.

•Pon un buen ejemplo.

• Tener expectativas razonables y tratar bien a los empleados.

• Restringir el acceso a la cuenta bancaria.

• Realizar conciliaciones bancarias regulares.

• Asegurar adecuadamente el inventario y los suministros.

• Pre Seleccionar adecuadamente a los solicitantes empleados.

• Contratar a un profesional financiero externo para que examine los libros.

Este artículo fue escrito en inglés por el abogado Aaron Hall, quien concedió a Ceiba Fôrte Law Firm® licencia perpetua para el uso de este y otros artículos semejantes. El abogado Hall no trabaja ni representa a Ceiba Fôrte. Puede aprender más sobre el abogado Hall aquí: https://aaronhall.com