Sus deberes legales en una junta directiva sin fines de lucro
Este artículo explica las responsabilidades legales de aquellos que forman parte de la junta directiva de una organización sin fines de lucro de Minnesota.
Introducción
Es un honor que me pidan que sirva en una junta directiva de una organización sin fines de lucro de Minnesota. Desafortunadamente, muchas personas aceptan el nombramiento o la elección de un consejo de administración sin darse cuenta de lo que implica. Servir en una junta directiva de una organización sin fines de lucro de Minnesota implica importantes obligaciones legales, que se explican a continuación.
La ley de Minnesota lo responsabiliza personalmente de cumplir con sus deberes legales como director en una junta de organización sin fines de lucro de Minnesota.
Si se le pide que forme parte de una junta directiva de una organización sin fines de lucro de Minnesota, debe saber de antemano la importante responsabilidad que está asumiendo y las consecuencias legales de no cumplir con esas responsabilidades.
Por ejemplo, debe presentarse en las reuniones de la junta directiva. Si las reuniones de la junta directiva nunca se programan, debe solicitarlas. En las reuniones, debe hacer preguntas al director ejecutivo o al presidente. Debería recibir informes, oralmente o por escrito, del director ejecutivo o presidente. Si algo no parece correcto, tiene el deber de preguntar al respecto y solicitar más información si es necesario. Estos son solo algunos ejemplos.
Responsabilidades de una junta directiva sin fines de lucro
Cada miembro de la junta directiva de una organización sin fines de lucro debe ciertas responsabilidades y "deberes" a la organización. Estos se pueden resumir en tres deberes generales:
•Obligación de cuidar
• Deber de lealtad
• Deber de obediencia
La ley de Minnesota es clara: los directores de una corporación sin fines de lucro de Minnesota son responsables de la administración de los negocios y asuntos de la corporación. Esto no significa que se requiera que los directores participen en las actividades cotidianas de una corporación o que actúen en el papel de un Director Ejecutivo. Sí significa que los directores deben nombrar oficiales y asignarles responsabilidades para que los oficiales puedan llevar a cabo de manera efectiva las tareas diarias de administrar la corporación. También significa que los directores deben supervisar y dirigir a los oficiales y gobernar los esfuerzos de la organización benéfica para llevar a cabo su misión. En el desempeño de sus responsabilidades, la ley impone a los directores los deberes fiduciarios de cuidado, lealtad y obediencia a la ley. Los tribunales de Minnesota han sostenido que la ley impone el más alto nivel de integridad a los titulares de estos deberes.
Los directores de las corporaciones sin fines de lucro de Minnesota deben cumplir con sus obligaciones de buena fe, de una manera que el director razonablemente crea que es lo mejor para los intereses de la corporación, y con el cuidado que una persona ordinariamente prudente en una posición similar ejercería en circunstancias similares.
Cada director debe un deber de cuidado
Participación activa
Un director debe participar activamente en la gestión de la organización, incluyendo asistir a las reuniones de la junta, evaluar informes, leer actas, revisar el desempeño y la compensación del Director Ejecutivo, etc. Las personas que no tienen el tiempo para participar según lo requerido no deben aceptar estar en el tablero.
Comités
Los directores pueden establecer comités que tengan la autoridad de la junta y pueden confiar en la información, opiniones o informes de estos comités. Los comités operan sujetos a la dirección y control de la junta. Como resultado, los directores siguen siendo responsables de los comités y deben examinar periódicamente su trabajo.
Acciones de la Junta
Se presume que un director que está presente en una reunión cuando una junta directiva aprueba una acción ha aceptado la acción a menos que el director se oponga a la reunión porque no se convocó o convocó legalmente y no participa en la reunión, o a menos que el director vote en contra de la acción o el director tenga prohibido votar en la acción debido a un conflicto de intereses.
Minutos de reuniones
Se deben tomar minutas escritas en cada reunión de la junta. Las actas deben reflejar con precisión las discusiones de la junta, así como las acciones tomadas en las reuniones.
Libros y registros
Un director debe tener un conocimiento general de los libros y registros de la organización, así como su funcionamiento general. Los artículos, estatutos, registros contables, acuerdos de votación y actas de la organización deben estar disponibles para los miembros y directores que deseen inspeccionarlos para un propósito adecuado.
Mantenimiento preciso de registros
Un director no solo debe estar familiarizado con el contenido de los libros y registros, sino que también debe asegurarse de que los registros y las cuentas de la organización sean precisos. Esto puede significar que el director debe tomar medidas para exigir auditorías periódicas por un contador público certificado independiente. Por lo menos, el director debe estar al tanto de lo que revelan los registros financieros y tomar las medidas adecuadas para asegurarse de que haya controles internos adecuados.
Propiedad de confianza
Un director tiene el deber de proteger, preservar, invertir y administrar la propiedad de la corporación y hacerlo de acuerdo con las restricciones y los requisitos legales de los donantes. Instituir controles internos adecuados ayudará en la protección de los activos.
Recursos
Un director debe ayudar a la organización a obtener recursos adecuados que le permitan avanzar en su misión caritativa.
Fideicomisos de caridad
Un administrador de un fideicomiso caritativo tiene un estándar de atención más alto que un director de una corporación sin fines de lucro. Un administrador tiene el deber de ejercer el cuidado que una persona común emplearía al tratar con la propiedad de esa persona. Un administrador con un mayor nivel de habilidad debe usar esa habilidad superior para llevar a cabo los deberes del administrador.
Investigaciones
Un director tiene el deber de investigar las advertencias o informes de robo o mala gestión de funcionarios o empleados. En algunas situaciones, un director puede tener que informar la mala conducta a las autoridades correspondientes, como la policía o el Fiscal General. En su caso, un director debe consultar a un abogado u otro profesional para obtener ayuda.
Tradicionalmente, los directores tienen el deber absoluto de lealtad completa e indivisa a la organización. Esto significa que los directores deben evitar usar su posición o los activos de la organización de una manera que resulte en ganancias pecuniarias o monetarias para ellos o para cualquier miembro de su familia. Un director debe poner el bien de la organización primero y evitar participar en transacciones con la organización de las que se beneficiará el director.
Cada director tiene el deber de lealtad
Conflictos de interés
Bajo ciertas circunstancias, un contrato o transacción entre una corporación sin fines de lucro y su director o una organización en la cual el director tiene un interés financiero material es aceptable. Sin embargo, si la transacción es impugnada, el director tendrá la carga de establecer que el contrato o transacción fue justo y razonable, que hubo una divulgación completa del conflicto y que el contrato o transacción fue aprobado por los miembros u otros directores de buena fe.
Política escrita
Las juntas deben establecer una política escrita para evitar conflictos de intereses.
Préstamos
Una corporación sin fines de lucro no puede prestar dinero a un director ni a los miembros de la familia del director a menos que se pueda esperar razonablemente que el préstamo o la garantía, a juicio de toda la junta, beneficien a la corporación.
Fundación benéfica
En fideicomisos caritativos, las transacciones que de otro modo podrían constituir un conflicto de intereses son permisibles si el conflicto fue contemplado y permitido claramente por el fideicomitente original del fideicomiso.
Oportunidad corporativa
Los directores de organizaciones empresariales tienen la obligación fiduciaria de no desviar una oportunidad comercial corporativa para su beneficio personal. Un director de una corporación sin fines de lucro también está sujeto a este deber. Este deber significa que un director no puede participar o beneficiarse de una oportunidad comercial disponible y adecuada para la corporación a menos que la corporación decida no participar en la oportunidad comercial y se sigan los procedimientos de conflictos de intereses.
Código de Rentas Internas
Otras prohibiciones relacionadas con el deber de lealtad se especifican en las reglas del Código de Rentas Internas con respecto a los negocios por cuenta propia. Estas reglas se aplican a fundaciones privadas.
Los directores tienen el deber de seguir los documentos rectores de la organización (artículos de incorporación y estatutos), llevar a cabo la misión de la organización y garantizar que los fondos se utilicen con fines lícitos. Además, los directores deben cumplir con las leyes estatales y federales relacionadas con la organización y la forma en que realiza sus negocios.
Cada director tiene el deber de obediencia
Estatutos estatales y federales
Los directores deben estar familiarizados con las leyes y leyes estatales y federales relacionadas con corporaciones sin fines de lucro, solicitudes de caridad, impuestos sobre ventas y uso, retención de impuestos sobre la renta y FICA, y obligaciones de desempleo y compensación de trabajadores. También deben estar familiarizados con los requisitos del Servicio de Impuestos Internos. Los directores deben asegurarse de que el estado de su organización con las agencias estatales y federales esté protegido.
Requisitos de archivo
Los directores deben cumplir con los plazos para la presentación de informes fiscales y financieros, para registrarse con el Fiscal General, para realizar pagos de la seguridad social, para la retención del impuesto sobre la renta, etc. Además, si una organización se incorpora en virtud de la Ley de Corporaciones Sin Fines de Lucro de Minnesota, sus directores tienen el deber de mantener su estatus corporativo mediante la presentación de presentaciones oportunas a la Oficina del Secretario de Estado.
Documentos de gobierno
Los directores deben estar familiarizados con los documentos de gobierno de su organización y deben seguir las disposiciones de esos documentos. Los directores deben asegurarse de que se den las notificaciones adecuadas para las reuniones, que se realicen reuniones periódicas, que los directores estén debidamente designados y que se cumpla la misión de la organización.
Ayuda externa
En su caso, los directores deben obtener opiniones de asesores legales o contadores.
Aplicando esto a su organización sin fines de lucro de Minnesota
Aplicar los principios de estos tres deberes generales puede ser difícil. Debido a esto, recibimos muchas preguntas de organizaciones sin fines de lucro, incluidos directores ejecutivos, miembros de la junta y donantes, con respecto a cómo se aplican estos deberes a situaciones específicas.
Ahí es donde un abogado sin fines de lucro de Minnesota puede ayudar. Rutinariamente ayudamos a organizaciones sin fines de lucro de Minnesota en un espectro completo de asuntos legales. Por lo general, nos contactan después de que ocurre un problema grave y alguien está molesto. Sin embargo, las organizaciones más profesionales nos retienen antes de que surjan problemas para garantizar que cumplan con la ley sin fines de lucro de Minnesota.
Este artículo fue escrito en inglés por el abogado Aaron Hall, quien concedió a Ceiba Fôrte Law Firm® licencia perpetua para el uso de este y otros artículos semejantes. El abogado Hall no trabaja ni representa a Ceiba Fôrte. Puede aprender más sobre el abogado Hall aquí: https://aaronhall.com