Monitoreo del correo electrónico del empleado: privacidad en el e-mail del trabajo

Un método para reducir la responsabilidad de un empleador es monitorear o al menos tener el derecho de monitorear el correo electrónico de los empleados. Existen limitaciones en la medida en que un empleador puede monitorear el correo electrónico. Los estatutos han creado excepciones para permitir que una compañía monitoree la actividad de los empleados donde haya un propósito comercial legítimo.

Ley Federal de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA)

La Ley Federal de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986 ("ECPA") 18 U.S.C. §§ 2510-2521, 2701-2709, 2711 generalmente prohíbe la interceptación de comunicaciones electrónicas, incluido el correo electrónico. Sin embargo, tres grandes excepciones a la ECPA pueden permitir la interceptación del correo electrónico de los empleados. Primero, un empleador puede monitorear el correo electrónico del empleado donde el empleado ha dado su consentimiento para el monitoreo. Este consentimiento puede ser expreso, cuando el empleado realmente está de acuerdo con el monitoreo, o implícito, donde el empleado continúa utilizando el sistema de correo electrónico del empleador después de ser informado expresamente de que el empleador tiene la intención de monitorear el correo electrónico. (Consulte la sección Privacidad en Transacciones comerciales para obtener información sobre ECPA y las leyes federales de privacidad relacionadas).

La ECPA también permite al proveedor de servicios de comunicación electrónica monitorear las comunicaciones cuando el monitoreo es un incidente necesario de la prestación de servicios o de la protección de los derechos o propiedad del proveedor. Esta excepción permite a un empleador monitorear el correo electrónico transmitido a través de un sistema proporcionado por el empleador. Tenga en cuenta que esta excepción no se aplicaría a situaciones en las que el empleador simplemente proporciona al empleado acceso a un servicio de correo electrónico comercial.

Finalmente, la ECPA establece que la interceptación de la comunicación electrónica es legal si es para un propósito comercial legítimo. Los tribunales han adoptado dos enfoques separados para esta excepción. Según el primer enfoque, un empleador puede monitorear el correo electrónico donde el empleado ha sido informado del monitoreo y es necesario proteger los intereses comerciales del empleador. El segundo enfoque examina el contenido de la comunicación interceptada. Bajo este enfoque, un empleador puede interceptar correos electrónicos relacionados con el negocio pero no correos electrónicos personales. Un mensaje de correo electrónico se considera correo electrónico relacionado con la empresa si es un mensaje en el que el empleador tiene un interés legal o la intercepción es necesaria para evitar el uso no autorizado del equipo de correo electrónico.

Informar a los empleados del monitoreo de Internet

Una empresa tendrá un interés legal en un mensaje de correo electrónico cuando el mensaje persigue el negocio del empleador o va en detrimento del negocio del empleador. Un empleador que desee dejar abierta la oportunidad de monitorear los mensajes de correo electrónico de los empleados debería informar a sus empleados que se reserva el derecho de monitorear los mensajes de correo electrónico. Al informar a los empleados, el empleador estará en una posición más fuerte para argumentar que sus empleados no tienen una "expectativa razonable" de privacidad en sus mensajes de correo electrónico y, por lo tanto, evitarán tener que confiar en la propia noción del tribunal de lo que es la expectativa de privacidad. razonable.

Los tribunales que se ocupan de estos problemas generalmente protegen el interés de la empresa cuando es legítimo. La mayoría de los tribunales han encontrado que los intereses de la compañía superan las expectativas de un empleado de un derecho a la privacidad. Parece que un empleador que quiere monitorear el correo electrónico de los empleados puede hacerlo fácilmente una vez que ese correo electrónico ha sido almacenado.

Esta y las siguientes publicaciones se han copiado o adoptado de Una guía legal para INTERNET - Sexta edición, publicada a través de un esfuerzo conjunto del Departamento de Empleo y Desarrollo Económico de Minnesota y Merchant & Gould.

Este artículo fue preparado en inglés por el abogado Aaron Hall, quien concedió a Ceiba Fôrte Law Firm® licencia perpetua para el uso de este y otros artículos semejantes. El abogado Hall no trabaja ni representa a Ceiba Fôrte. Puede aprender más sobre el abogado Hall aquí: https://aaronhall.com/monitoring-employees-email-in-mn-email-privacy-at-work/