Políticas de uso de correo electrónico e Internet para empleadores en Minnesota
La mejor solución para limitar la responsabilidad de un empleador es establecer una política oficial de uso de correo electrónico. Esta política debe ser cuidadosamente concebida y difundida a todos los empleados. Debe entregarse una copia física a los empleados y publicarse con otros avisos legales oficiales para los empleados. Además, los empleados deben reconocer el acuerdo con esa política.
El contenido de la política de correo electrónico e Internet de una empresa depende del tipo de negocio. Las empresas con información confidencial y secretos comerciales pueden querer tener una política más estricta. La política debe incluirse en el código disciplinario del empleador. La siguiente es una lista de problemas que la política debe abordar:
• declarar que toda la correspondencia por correo electrónico es propiedad del empleador y que el correo electrónico de los empleados no se considera privado
• Indique si el sistema de la empresa puede utilizarse para un uso privado razonable o si es únicamente para uso comercial. Si está conectado a Internet, indique que solo se puede usar con fines comerciales
• declarar que el empleador se reserva el derecho de monitorear su sistema de correo electrónico a su discreción en el curso ordinario de los negocios
• declarar que el sistema no debe usarse para comunicar mensajes altamente sensibles, ofensivos, difamatorios o despectivos, que incluyen, entre otros, mensajes que son inconsistentes con las políticas del empleador en materia de acoso sexual, igualdad de oportunidades de empleo, etc.
• declarar que todos los archivos descargados de Internet deben verificarse para detectar posibles virus informáticos
Todo el personal debe tener cuidado al enviar mensajes de correo electrónico para evitar que se envíen mensajes involuntarios a la dirección incorrecta. Esto es especialmente crucial para la información confidencial. El desarrollo de una libreta de direcciones de negocios / clientes que enumere a todos los clientes puede reducir la tendencia a escribir incorrectamente una dirección. También se debe advertir a las empresas que no utilicen la función "responder a todos" sin verificar primero dónde se puede enviar el mensaje. La corrección de la precisión de un correo electrónico y la dirección correcta también reducirán el riesgo de enviar información privada, confidencial o inapropiada. Las empresas deben adoptar una política de uso a su empresa.
Esta y las siguientes publicaciones se han copiado o adoptado de Una guía legal para INTERNET - Sexta edición, publicada a través de un esfuerzo conjunto del Departamento de Empleo y Desarrollo Económico de Minnesota y Merchant & Gould.
Este artículo fue escrito en inglés por el abogado Aaron Hall, quien concedió a Ceiba Fôrte Law Firm® licencia perpetua para el uso de este y otros artículos semejantes. El abogado Hall no trabaja ni representa a Ceiba Fôrte. Puede aprender más sobre el abogado Hall aquí: https://aaronhall.com