Limpieza anual: ¿Cuándo puedo eliminar mis documentos financieros viejos?
¿Siente la necesidad de purgarse de documentos? Hay una fecha límite para que las personas y las corporaciones C presenten sus declaraciones de impuestos federales cada año (o para solicitar una extensión). Sin embargo, antes de limpiar sus archivadores de viejos registros financieros, es importante asegurarse de que no lo atrapen con las manos vacías si un auditor del IRS se comunica con usted.
Para individuos
En general, debe mantener registros que respalden los elementos que se muestran en su declaración de impuestos individual hasta que se acabe el plazo de prescripción, generalmente, tres años a partir de la fecha de vencimiento de la declaración o la fecha en que la presentó, lo que sea más tarde. Eso significa que ahora generalmente puede tirar registros para el año fiscal 2014, para el cual presentó una declaración en 2015.
En la mayoría de los casos, el IRS puede auditar su declaración durante tres años. También puede presentar una declaración enmendada en el Formulario 1040X durante este período de tiempo si omitió una deducción, omitió un crédito o ingresos declarados incorrectamente.
Entonces, ¿eso significa que estás a salvo de una auditoría después de tres años? No necesariamente. Hay algunas excepciones Por ejemplo, si el IRS tiene razones para creer que sus ingresos fueron subestimados en un 25% o más, el plazo de prescripción para una auditoría aumenta a seis años. O bien, si hay sospechas de fraude o no presenta una declaración de impuestos, no hay límite de tiempo para que el IRS inicie una consulta.
Aquí hay algunas pautas básicas para las personas.
Declaraciones de impuestos completadas.
Muchos asesores fiscales recomiendan que conserve copias de sus declaraciones de impuestos terminadas para siempre. ¿Por qué? Para que pueda demostrar al IRS que realmente presentó. Incluso si no conserva las devoluciones indefinidamente, debe conservarlas durante al menos seis años después de su vencimiento o presentación, lo que ocurra más tarde.
Registros de respaldo. Cualquier evidencia escrita que respalde las cifras de su declaración de impuestos, como recibos, registros de gastos, avisos bancarios y registros de ventas, generalmente debe conservarse durante al menos el período de tres años.
Nota importante: Hay algunos casos en que los contribuyentes obtienen más de los tres años habituales para presentar una declaración enmendada. Tiene hasta siete años para deducir las deudas incobrables o los valores sin valor, por lo que no descarte los registros que podrían dar lugar a reclamos de reembolso por esos artículos.
Registros inmobiliarios. Consérvese durante el tiempo que posea la propiedad, más tres años después de deshacerse de ella e informar la transacción en su declaración de impuestos. A lo largo de la propiedad, mantenga registros de la compra, así como recibos de mejoras en el hogar, reclamos de seguros relevantes y documentos relacionados con la refinanciamiento. Estos ayudan a probar su base ajustada en el hogar, que es necesaria para calcular la ganancia imponible en el momento de la venta o para respaldar los cálculos de las propiedades de alquiler o las deducciones de la oficina en el hogar.
Valores. Para informar con precisión los eventos imponibles que involucran acciones y bonos, debe mantener registros detallados de compras y ventas. Estos registros deben incluir fechas, cantidades, precios, reinversión de dividendos y gastos de inversión, como los honorarios de los corredores. Mantenga estos registros mientras sea propietario de las inversiones, más el estatuto de limitaciones en las declaraciones de impuestos relevantes.
IRAs. El IRS requiere que conserve copias de los Formularios 8606, 5498 y 1099-R hasta que se retire todo el dinero de sus IRA. Con la introducción de Roth IRA, es más importante que nunca conservar todos los registros de IRA relacionados con contribuciones y retiros en caso de que alguna vez lo interroguen. Si una cuenta está cerrada, trate los registros IRA con las mismas reglas que los valores. No deseche ninguna documentación de propiedad hasta que caduque el plazo de prescripción.
Problemas que afectan a más de un año. Los registros que respaldan las cifras que afectan a varios años, como las prórrogas de deducciones caritativas, las pérdidas netas de operaciones o los adelantos, o las pérdidas por accidentes, deben guardarse hasta que las deducciones ya no tengan efecto, más siete años, según las instrucciones del IRS.
Para negocios
Las pautas de retención de registros son ligeramente diferentes para las empresas. Aquí están los conceptos básicos.
Registros de empleados.
Mantenga registros de personal durante tres años después de que un empleado haya sido despedido. Además, mantenga registros que respalden las ganancias de los empleados durante al menos cuatro años. Este plazo debe cubrir varios requisitos estatales y federales. (Sin embargo, no deseche los registros que puedan involucrar propiedad no reclamada, como un cheque de pago final no reclamado por un ex empleado). Las tarjetas de tiempo deben mantenerse específicamente durante al menos tres años si su empresa se dedica al comercio interestatal y está sujeta a Ley de normas laborales justas. Sin embargo, es una práctica recomendada para todas las empresas mantener los archivos durante varios años en caso de que surjan preguntas.
Registros de impuestos laborales.
Mantenga cuatro años a partir de la fecha de vencimiento del impuesto o la fecha en que se pagó, lo que sea más largo.
Viajes y registros de entretenimiento.
Para gastos de viaje y transporte respaldados por registros de millas y otros recibos, guarde los documentos de respaldo para el estatuto de limitaciones de tres años.
Declaraciones de impuestos a las ventas.
Las regulaciones estatales varían. Por ejemplo, Nueva York generalmente requiere que se conserven los registros de impuestos sobre las ventas durante tres años, mientras que California requiere cuatro años y Arkansas, seis. Consulte con su asesor fiscal.
Propiedad comercial. Los registros utilizados para corroborar el costo y las deducciones (como depreciación, amortización y agotamiento) asociados con la propiedad comercial deben mantenerse para determinar la base y la ganancia (o pérdida) en la venta. Consérvese durante el tiempo que posea el activo, más siete años, de acuerdo con las pautas del IRS.
Protocolo de eliminación adecuado
Independientemente de si va a tirar documentos financieros personales o comerciales, siempre triturarlos primero. Además, utilice el protocolo de eliminación adecuado para cualquier computadora y otro equipo electrónico (como impresoras y copiadoras) que puedan contener datos financieros. Simplemente eliminar archivos con el Administrador de archivos no es suficiente. A menos que utilice el protocolo de eliminación adecuado, los piratas informáticos expertos en tecnología pueden recrear datos confidenciales del disco duro del dispositivo cuando se descartó, se donó a una organización benéfica o se devolvió al arrendador una vez que expiró el plazo del arrendamiento.
Todavía no es una sociedad sin papel
La presentación electrónica está en alza. De acuerdo con el Libro de datos publicado por el IRS en marzo, aproximadamente el 69% de las declaraciones de impuestos se presentaron electrónicamente en el año fiscal 2016, frente al 65% en el año fiscal 2014. Se podría pensar que esas cifras sugieren que estamos cerca de convertirnos en sin papel sociedad, al menos cuando se trata de presentar impuestos sobre la renta. Eso sería una suposición errónea.
Incluso si recientemente presentó su declaración de impuestos de 2017 electrónicamente, probablemente imprimió una copia impresa para sus archivos. Agregue ese papel a los informes financieros, extractos bancarios, recibos y otros documentos que pudo haber estado guardando durante años, y es probable que sus archivadores y armarios estén llenos de papel.
Este artículo fue escrito en inglés por el abogado Aaron Hall, quien concedió a Ceiba Fôrte Law Firm® licencia perpetua para el uso de este y otros artículos semejantes. El abogado Hall no trabaja ni representa a Ceiba Fôrte. Puede aprender más sobre el abogado Hall aquí: https://aaronhall.com/when-can-you-purge-your-old-financial-records/