Manuales de empleo: ¿Sí o no?

Si bien no existen leyes federales o estatales específicas que requieran el uso de manuales para empleados, pueden ser extremadamente útiles para explicar las reglas y procedimientos de una empresa. Mientras que muchas grandes compañías, cadenas y corporaciones usan manuales de empleados, muchas pequeñas empresas también los encuentran útiles para operaciones diarias.

Las compañías que crean manuales para empleados tienen un manual exigible que les permite a los trabajadores entender las expectativas de las empresas y que explican claramente los detalles del empleo.

Al proporcionar a los empleados una copia del manual del empleado (y pedir que los empleados lean y conserven la información), existe un sistema de responsabilidad establecido entre el empleador y el empleado. Los manuales de los empleados podrían considerarse contratos legalmente ejecutables (especialmente, si el manual así lo dice). Si no se escribe correctamente y con claridad, los empleadores pueden ser considerados responsables por cualquier disposición que se haya indicado en el manual y no se haya respetado.

No hay requisitos mínimos para las secciones en los manuales para empleados, pero los mejores manuales para empleados a menudo incluyen un código de conducta, política de comunicaciones, uso de dispositivos móviles, política de no discriminación, política de compensación / beneficios, procedimientos de resolución de conflictos y nuevas políticas de contratación / separación.

El código de conducta del manual del empleado puede explicar la ética y la información de cumplimiento, incluidos los códigos de vestimenta, la seguridad en el lugar de trabajo y los requisitos de asistencia.

Las políticas de comunicación pueden describir disposiciones para el uso de la tecnología de la empresa.

Las políticas de no discriminación a menudo proporcionan información con respecto a las leyes de igualdad de oportunidades de empleo y cualquier entrenamiento o acción tomada contra la discriminación.

Las políticas de compensación y beneficios pueden analizar los beneficios de los empleados, como el tiempo de vacaciones, la compensación de los trabajadores y las filosofías generales de compensación.

Las nuevas políticas de contratación y separación pueden simplemente describir los términos de empleo y proporcionar información para la terminación.

Muchas compañías requieren que sus empleados firmen un formulario reconociendo que han leído y comprendido el manual, que proporciona una capa de protección para los empleadores si los empleados infringen las regulaciones de la compañía.

En última instancia, los empleados también se benefician de tener una copia del manual de la empresa y consultarlo con frecuencia. Los trabajadores pueden consultar el manual del empleado para buscar procedimientos para días de enfermedad y para solicitar tiempo de vacaciones o para averiguar qué constituye "ropa de trabajo".

Los empleados también pueden consultar el manual del empleado cuando se enfrentan a medidas disciplinarias o protecciones al demandar a la empresa.

Las políticas y los procedimientos de la compañía pueden ser extremadamente confusos cuando los supervisores o gerentes los transmiten de boca en boca a un nuevo empleado, pero con la ayuda de un manual del empleado, las compañías pueden transmitir información clara y precisa al tiempo que garantizan que se mantenga el orden.

En general, la implementación de un manual para empleados puede ser útil para presentar a los empleados la cultura, la misión y los valores de la empresa al tiempo que se comunican las expectativas, la coherencia de las políticas y se garantiza el cumplimiento.

La elaboración de un manual puede ser tan fácil como descargar una plantilla de Internet y agregar la información, políticas y disposiciones personalizadas de su empresa o redactar un documento sencillo con los objetivos específicos de la empresa en mente. Sin embargo, no todo lo que se obtiene de Internet es útil o aplicable a su empresa o en su estado.

Al simplemente redactar un manual conciso, el tiempo dedicado a dar conferencias y explicar las operaciones se puede utilizar mejor para aumentar la productividad y las ganancias

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Para más información (en inglés):

https://www.employmentlawhandbook.com/state-employment-and-labor-laws/minnesota/

https://www.blr.com/HR-Employment/HR-Administration/Employee-Handbooks-in-Minnesota