Descubrimiento electrónico: lo que usted necesita saber

Si posee o administra una empresa, es importante comprender que los datos que se mantienen en su sistema informático están sujetos a descubrimiento en una demanda o acción legal. Este artículo aborda algunos de los problemas que debe conocer usted para ayudar a protegerse y proteger a su empresa contra la responsabilidad futura por no mantener adecuadamente los registros de sus datos electrónicos.

Los riesgos potenciales

Computación en la nube- Mover datos a una plataforma en la nube puede complicar el proceso de descubrimiento electrónico. Se puede recurrir a un proveedor de la nube para proporcionar grandes volúmenes de datos conectados a un asunto legal ante los tribunales. Su empresa debe asegurarse de que los datos están protegidos, estén disponibles y no puedan ser alterados o eliminados materialmente durante el proceso de el descubrimiento.

Se pueden emitir citaciones contra terceros-

Un proveedor de computación en la nube puede recibir una citación para producir los datos de su empresa.

Empleados que usan sus propios dispositivos-También puede haber problemas si los empleados trabajan en computadoras personales y recibe una solicitud de descubrimiento electrónico. Cumplir puede ser difícil, por ejemplo, si un empleador no sabe qué archivos o registros tienen los empleados en las computadoras de su hogar o si un empleado altera los archivos o los destruye después de recibir una solicitud de descubrimiento electrónico.

Si es posible, se debe exigir a los empleados que trabajan de forma remota que usen computadoras emitidas por la compañía. Hacerlo ayuda a garantizar que su empresa pueda cumplir con las solicitudes de descubrimiento electrónico.

Ejemplo:Digamos que todo va bien en su negocio. Las ventas han aumentado, sus clientes están satisfechos y los proveedores le ofrecen buenas tarifas. Ha contratado con éxito a una persona de TI para configurar su red de computadoras y los empleados se envían correos electrónicos y mensajes instantáneos entre usted y usted acerca de las operaciones internas, los clientes y los proveedores. Mantiene la mayoría de los documentos comerciales en formato electrónico e incluso puede tener un sistema de respaldo en su red o fuera del sitio.

Luego, encuentra que su empresa enfrenta una demanda. Se le pide que produzca todos los correos electrónicos de un ejecutivo a un proveedor durante un período de tres años. ¿Puedes hacerlo? ¿Cuán rápido? ¿Qué sucede si se le solicita que produzca todos los mensajes instantáneos entre los miembros del personal durante un período de tiempo específico? ¿Qué sucede si alguien dentro de su organización entra en pánico y elimina mensajes de correo electrónico incriminatorios y otros documentos electrónicos?

Puede ver el potencial de meterse en agua caliente legal con documentos electrónicos. En la era digital actual, las empresas deben estar preparadas para tales solicitudes.

Fundamentos de descubrimiento

En una demanda, después de las etapas de queja y respuesta, hay un período en el que cada parte tiene derecho a obtener y examinar información, documentos y testimonios previos al juicio (declaraciones) de la otra parte. Las reglas involucradas en este proceso son estrictas. Cada parte debe adherirse a ellos o estar sujeta a sanciones. Los abogados reúne evidencia tomando testimonio de testigos y examinando evidencia física y documentos relevantes.

Hace años, estos documentos probablemente estaban en papel. Pero hoy en día, es probable que incluya hojas de cálculo y archivos de procesamiento de texto en computadoras, junto con mensajes de correo electrónico, archivos adjuntos, páginas de sitios web, textos, publicaciones en redes sociales y otros documentos electrónicos.

E-Discovery

El descubrimiento electrónico o electrónico en litigios se ocupa del intercambio de información en formato electrónico. A menudo se conoce como información almacenada electrónicamente (ESI). Esto incluye datos almacenados en computadoras, dispositivos móviles, redes, sistemas de respaldo u otros medios de almacenamiento. También incluye metadatos.

E-Discovery es necesario para identificar y recopilar evidencia que respalde la posición de cada parte. Por lo general, implica el uso de palabras clave para buscar información electrónica dentro de la organización.

Las Reglas Federales de Procedimiento Civil abordan específicamente la información almacenada electrónicamente (ESI). Las reglas establecen protocolos sobre cómo cada parte debe producir documentos. Por ejemplo, si las partes no cooperan y se niegan a participar en conferencias de planificación de descubrimientos, las reglas permiten sanciones. Las reglas también consideran ESI como documentos sujetos a citaciones.

Puede haber algunos puertos seguros cuando la evidencia electrónica se pierde y no se puede recuperar como una cuestión de procesos comerciales regulares. Sin embargo, si la pérdida de datos no ocurre en el curso normal de los negocios, la parte podría estar sujeta a sanciones debido a "despojo".

La despojo ocurre cuando una parte retiene, oculta, altera o destruye intencional o negligentemente evidencia relevante para la demanda. Puede conducir a multas o encarcelamiento en algunas jurisdicciones. En otros casos, la falta de datos podría conducir a una inferencia negativa de prueba debido a la destrucción por parte de la parte de un documento o cosas que son relevantes para un proceso civil o penal en curso o razonablemente previsible.

Las empresas deben cumplir con la retención y gestión de ESI. La gestión inadecuada de la información electrónica puede dar como resultado un hallazgo de despojo de evidencia y la imposición de una o más sanciones, incluidas instrucciones de jurado de inferencia adversa, juicio sumario, multas monetarias y otras sanciones.

Hable con su abogado sobre lo que debe hacer para asegurarse de cumplir con las normas federales y estatales en lo que respecta al descubrimiento electrónico. No desea que el tribunal lo sancione debido a la destrucción involuntaria de datos electrónicos.

Este artículo fue escrito en inglés por el abogado Aaron Hall, quien concedió a Ceiba Fôrte Law Firm® licencia perpetua para el uso de este y otros artículos semejantes. El abogado Hall no trabaja ni representa a Ceiba Fôrte. Puede aprender más sobre el abogado Hall aquí: https://aaronhall.com