Planes de beneficios para empleados: jubilación y ERISA
Cada empleador que ofrezca cualquier tipo de beneficio a sus empleados debe estar familiarizado con sus deberes fundamentales al establecer, administrar, enmendar y finalizar los planes de pensión y beneficios sociales que están sujetos a los requisitos del Código de Rentas Internas ("Código") y la Ley de seguridad de los ingresos de jubilación de los empleados de 1974 ("ERISA"). Cada vez que se contrata a un empleado, se toma un permiso de ausencia, cambia de posición dentro de la empresa, se inhabilita o termina el empleo, los derechos del empleado bajo los planes de beneficios del empleador generalmente se ven afectados y requieren ciertas acciones del empleador y / o el beneficio administrador del plan que debe cumplir con el Código y ERISA.
Existen dos tipos básicos de planes de beneficios regidos por el Código y ERISA: 1) planes de pensiones, que cubren cualquier beneficio de jubilación o diferimiento de ingresos que se paga después de la terminación del empleo (ver nota 1); y 2) planes de beneficios de asistencia social que consisten en seguros médicos, dentales, de la vista, de vida, seguros de incapacidad a corto y largo plazo, indemnizaciones por despido y reembolsos médicos según los planes de la cafetería (ver nota 2). El Código contiene requisitos para el tratamiento fiscal favorable de las pensiones (véase la nota 3) y los planes de prestaciones sociales (véase la nota 4) y también establece impuestos especiales por infracciones (véase la nota 5). ERISA, por otro lado, establece las reglas que rigen la administración (ver nota al pie 6) y la responsabilidad fiduciaria de los patrocinadores, administradores y fideicomisarios del plan (ver nota al pie 7) y proporciona procedimientos para los participantes que desafían las acciones del patrocinador o administrador (vea la nota 8 ) Los requisitos del Código y ERISA son más complejos y detallados para los planes de pensiones que para los planes de asistencia social. Hay requisitos similares, pero no siempre idénticos, en el Código y ERISA que rigen la misma conducta o estándares mínimos. Sin embargo, una discusión completa de estos requisitos está más allá del alcance de esta Guía.
Como patrocinador de un plan de beneficios para empleados, el empleador a menudo usará dos sombreros: como empleador, puede actuar para enmendar un plan, finalizar un plan, establecer límites de contribución y nombrar y supervisar a terceros, como el encargado del registro y fideicomisos, que administran el plan y los activos del plan. Muchas veces, sin embargo, el empleador también asume, por ley o los términos del plan, ciertos deberes fiduciarios en la administración del plan y la inversión de los activos del plan. Cuando el empleador está actuando en su papel de empleador, la mayoría de sus actos están sujetos a la regla general de juicio comercial que rige todas las demás acciones corporativas. Cuando el empleador actúa como fiduciario, debe cumplir con un estándar más alto: un fiduciario debe actuar en beneficio exclusivo de los participantes y beneficiarios del plan, de conformidad con las leyes de beneficios para empleados y los términos del documento del plan, y debe ejercer el mismo grado de cuidado y diligencia que la persona usaría en sus propios asuntos personales (ver nota al pie 9). Las personas que actúan en calidad de fiduciarios pueden ser personalmente responsables de sus acciones, aunque un empleador puede indemnizar a los empleados y directores que actúen dentro del alcance de su empleo como fiduciarios para un plan de beneficios para empleados (ver nota al pie 10). Las personas que manejan los activos del plan también deben estar vinculadas contra el robo o la malversación de fondos (ver nota al pie 11).
Como se mencionó anteriormente, cada vez que hay un cambio significativo en la relación entre un empleador y un empleado, generalmente hay un efecto relacionado en los planes de beneficios para empleados de la compañía. La siguiente es una lista general, pero no exhaustiva, de actividades relacionadas con los planes de beneficios para empleados que el empleador o el administrador del plan deben considerar emprender en esas situaciones:
Empleados recién contratados (o empleados que se mudan de empleo no elegible a empleo elegible):
• Proporcionar a los empleados información sobre la elegibilidad para una inscripción automática en planes de pensión y beneficios sociales y cualquier condición que aplique, como contribuciones a primas para ciertas coberturas;
• Proporcionar formularios de inscripción (si es necesario) para que el empleado complete y cualquier otra persona elegible (cónyuge y dependientes), incluida la autorización para deducciones de nómina, designaciones de beneficiarios y opciones de inversión, si está permitido;
• Determinar si el empleado tenía cobertura acreditable bajo un plan de salud anterior para evitar la aplicación de condiciones, exclusiones o limitaciones preexistentes bajo el plan de salud;
• Proporcionar un aviso COBRA inicial al empleado y al cónyuge u otros dependientes, si corresponde, que detalla los eventos calificativos que permiten la continuación de la cobertura del plan de salud grupal por parte del empleado y cualquier beneficiario calificado (ver nota al pie 12);
• Proporcione una descripción resumida del plan o un certificado de cobertura que resuma los términos materiales de cada plan de beneficios para empleados dentro de los 90 días posteriores a la cobertura del empleado en ese plan (consulte la nota al pie 13);
• Notificar a los encargados de los registros del plan, los administradores y la nómina para iniciar y / o completar el proceso de inscripción y la retención de la nómina.
Inicio del permiso de ausencia (incluido el permiso familiar y médico (FMLA) y el permiso militar calificado):
• Determinar qué beneficios continuarán automáticamente, qué beneficios el empleado puede elegir continuar y qué beneficios, si los hay, terminan durante la licencia;
• Determinar si la licencia desencadena un cambio en el estado familiar que permitiría un cambio en la elección del plan de cafetería del empleado;
• Determinar el efecto sobre cualquier préstamo participante de un plan de pensiones y los derechos que el empleado pueda tener sobre una distribución o retiro de fondos (el empleador debe suspender el reembolso del préstamo durante el período de licencia militar calificada);
• Determinar si la licencia resulta en un evento calificativo que desencadenará los derechos de cobertura de continuación del plan de salud COBRA o de la ley estatal;
• Determinar si la continuación de los beneficios requerirá contribuciones del empleado y determinar si tales contribuciones deben ser pagadas a través de las deducciones de nómina restantes o directamente por el empleado; NOTA: Para la licencia FMLA, se requiere que un empleador continúe con el grupo del empleado cobertura de salud durante el período de licencia FMLA como si el empleado hubiera seguido trabajando, aunque el empleado debe continuar pagando su parte de las primas del plan de salud grupal para conservar la cobertura durante la licencia. Un empleado en un permiso de ausencia de FMLA no experimentará un evento de calificación COBRA como resultado de estar de permiso hasta que él o ella no regrese del permiso de FMLA o, si se expresó antes, deja en claro al empleador que él o ella lo hacen de manera inequívoca. No tiene intención de volver al empleo.
• Para ejecutivos altamente remunerados, determine si la licencia desencadena una separación del servicio que requeriría distribución bajo un acuerdo de compensación diferida no calificado.
• Determine cuándo terminan los beneficios si el empleado no regresa de la licencia.
Regreso al empleo después del permiso de ausencia:
• Reiniciar las deducciones de nómina de los empleados por las contribuciones actuales para primas y aplazamientos salariales;
• Para la licencia militar calificada, determine si el empleado tiene derecho a compensar los aplazamientos salariales perdidos a los planes de pensión por el período de licencia militar y volver a amortizar cualquier préstamo participante; también, acreditar cualquier pensión pérdida o contribuciones de participación en las ganancias;
• Determinar si el período de licencia afecta (cuenta) hacia la adquisición de derechos, en su caso, o para la acumulación de beneficios en virtud de los planes de pensiones;
• Determine si el empleado tiene permitido pagar cualquier distribución previa del plan de pensiones recibida como resultado de la licencia.
Promoción, aumento de la compensación o cambio en la ubicación del trabajo:
• Determinar si cambia algún beneficio para el empleado o si aumentan los niveles de beneficio;
• Verifique la definición del plan de "compensación" para determinar si se incluyen o excluyen elementos de compensación nuevos o adicionales al determinar las contribuciones de pensión o participación en las ganancias, los niveles de seguro de vida y discapacidad, y si la elección de aplazamiento salarial cubre esos elementos nuevos o adicionales;
• Si la cobertura del plan de salud grupal se pierde debido a la reubicación del trabajo o el cambio a un empleo no cubierto, determine si se activan los derechos de cobertura de continuación de COBRA o de la ley estatal.
Terminación del empleo (incluyendo discapacidad, jubilación y muerte mientras está empleado):
• Proporcionar un aviso de continuación de COBRA o de la ley estatal a los empleados y beneficiarios calificados y determinar si la cobertura de continuación de un plan de salud grupal pagado por el empleador es concurrente con, antes o en lugar de, la cobertura de COBRA;
• Determinar si el empleador le debe alguna indemnización al empleado (por ejemplo, Plan de indemnización por despido o acuerdo de términos de empleo);
• Notificar a los encargados de los registros, a otros administradores y aseguradores del plan sobre cambios en el estado laboral del empleado;
• Determinar si el empleado tiene derecho a una contribución de compensación o participación en las ganancias de fin de año;
• Determinar la concesión adecuada para el pago de beneficios de pensión;
• Determinar el estado de cualquier saldo pendiente de préstamo del plan de participante calificado y el derecho a continuar el pago o la aceleración de la deuda restante;
• Procesar distribuciones de planes calificados, si una distribución es elegida por el participante;
• Determinar el derecho a la participación continua en el plan de la cafetería para el reembolso de gastos médicos y / o el reembolso de cuidado diurno dependiente.
Eventos varios:
Los siguientes eventos también pueden requerir la acción del empleador en relación con uno o más planes de beneficios para empleados:
• Cambio en los términos de un plan de beneficios, que puede desencadenar la obligación del empleador de proporcionar a los empleados un suplemento por escrito a la descripción resumida del plan, describiendo los cambios del plan (ciertos cambios a los planes de beneficios de salud deben comunicarse dentro de los 60 días posteriores al cambio ) (véase la nota a pie de página 14);
• Fin de año del plan, que generalmente desencadena la obligación del empleador de proporcionar un estado de cuenta anual de la cuenta de cada participante en el plan calificado y proporcionar avisos anuales, según corresponda, sobre los niveles de aplazamiento por incumplimiento, las inversiones por incumplimiento y las tarifas asociadas con las opciones de inversión en pensiones (ver nota 15) y presentar ante el IRS una declaración anual de impuestos para pensiones y ciertos planes de asistencia social (ver nota al pie 16);
• Una apelación del participante de un reclamo denegado de beneficios, en el que el empleador debe cumplir con estrictos períodos de tiempo y requisitos de aviso bajo ERISA (ver nota al pie 17);
• El cambio de un participante en el estado familiar, como el divorcio, el nacimiento o la adopción, que alcanza la mayoría de edad, lo que puede resultar en:
• una pérdida del estado de dependiente y derechos de continuación COBRA separados;
• un tribunal que emite una orden calificada de relaciones domésticas (QDRO) que divide los activos del plan de pensiones y participación en las ganancias; o
• un tribunal que emite una orden de manutención médica infantil calificada (QMCSO) para exigir que el plan de salud del empleador cubra a los hijos de un empleado.
• Adquisición o venta de un negocio o activos, lo que puede resultar en los siguientes:
• una reducción en la fuerza que puede desencadenar la obligación del empleador de proporcionar a los empleados afectados una indemnización por despido, un aviso de COBRA y la distribución de pensiones o el comprador a adquirir para contratar empleados adicionales;
• transición de los empleados afectados de los planes de beneficios del vendedor a los del comprador; o
• el empleador adquirente posiblemente asumiendo ciertos activos y pasivos de los planes de beneficios del vendedor.
Finalmente, una advertencia: los empleadores que patrocinan los planes de bienestar y pensiones se han enfrentado a una creciente responsabilidad por errores en la administración de dichos planes, incumplimiento del deber fiduciario y conflictos de intereses. Los participantes individuales pueden demandar a los planes de pensiones directamente por errores y ciertas pérdidas causadas por fiduciarios y proveedores de servicios (ver nota al pie 18). A menudo, un proveedor de servicios para quien la administración ha sido subcontratada no asume el estado fiduciario o requiere en su contrato de servicio que el empleador indemnice al proveedor de servicios por los daños que resulten de las acciones del proveedor de servicios. Las agencias reguladoras federales y estatales han comenzado a analizar los arreglos de tarifas y los conflictos de intereses entre los proveedores de servicios, lo que a su vez puede requerir que el empleador revise los acuerdos de servicios del proveedor y / o los arreglos de tarifas. Los empleadores deben revisar cuidadosamente los documentos del plan y los contratos del proveedor de servicios para determinar el alcance de cualquier indemnización contractual, qué relación tiene el proveedor de servicios con el plan y qué deberes fiduciarios, si los hay, el empleador y el proveedor de servicios han asumido bajo ERISA según se aplica a la plan de beneficios en cuestión.
Notas:
1. ERISA § 3 (2); 29 USC § 1002 (2)
2. ERISA § 3 (1); 29 USC § 1002 (1)
3. I.R.C. §§ 401 et. seq .; 26 USC §§ 401 et. seq.
4. Ver I.R.C. §§ 104-106, 125; 26 USC §§ 104-106, 125
5. Por ejemplo, I.R.C. §§ 4975, 4980B; 26 U.S.C. §§ 4975, 4980B
6. ERISA, Título I, Partes 1-3; 29 USC §§ 1021-1085
7. ERISA, Título I, Parte 4; 29 USC §§ 1101-1114
8. ERISA, Título I, Parte 5; 29 USC §§ 1131-1148
9. ERISA § 404 (a) (1) (A) - (D); 29 USC § 1104 (a) (1) (A) - (D)
10. ERISA § 410 (b); 29 USC § 1110 (b); M.S.A. 302A.521
11. ERISA § 412; 29 USC § 1112
12. ERISA § 606 (a) (1); 29 USC § 1166 (a) (1)
13. ERISA § 104 (b) (1) (A); 29 USC § 1024 (b) (1) (A)
14. ERISA § 104 (b) (1); 29 USC § 1024 (b) (1)
15. ERISA § 105; 29 USC § 1025
16. ERISA § 104 (a) (1); 29 USC § 1024 (a) (1)
17. ERISA § 503; 29 USC § 1133; 29 CFR § 2560.503-1
18. LaRue v. DeWolff, Boberg & Assocs, Inc. (2008 S.Ct) 2008 WL.440748
Este artículo fue escrito en inglés por el abogado Aaron Hall, quien concedió a Ceiba Fôrte Law Firm® licencia perpetua para el uso de este y otros artículos semejantes. El abogado Hall no trabaja ni representa a Ceiba Fôrte. Puede aprender más sobre el abogado Hall aquí: https://aaronhall.com