Política empresarial para el almacenamiento de correo electrónico
Todas las empresas deben establecer una política para el almacenamiento de correo electrónico. El correo electrónico no suele desaparecer una vez que se ha eliminado. Los mensajes de correo electrónico generalmente se almacenan en el sistema de respaldo de la compañía. Muchos mensajes casuales, pero potencialmente destructivos, son enviados a través de las redes de la compañía e Internet y se almacenan en sistemas de respaldo. Si está involucrado en un litigio, el descubrimiento de datos de computadora está disponible, lo que incluye la recuperación de mensajes de correo electrónico eliminados y otra información transmitida a través de Internet o almacenada en una computadora.
Una empresa debe establecer procedimientos para controlar la distribución y eliminación de los correos electrónicos. Esto protegerá a una organización de resultados inesperados o involuntarios en un litigio. Los siguientes procedimientos deben ser considerados:
• las copias de respaldo del correo electrónico deben estar separadas físicamente de las copias de respaldo del resto del sistema informático. Esto permite que los correos electrónicos se eliminan después de un corto período de tiempo
• cualquier correo electrónico que el remitente desee conservar debe imprimirse en un formato impreso o almacenarse en el sistema de respaldo principal de la computadora
• se debe informar a los empleados que el correo electrónico se eliminará dentro de un cierto número de días
Esta y las siguientes publicaciones han sido copiadas o adoptadas de Una guía legal del internet- Sexta edición, publicada mediante un esfuerzo de colaboración por el Departamento de Empleo y Desarrollo Económico de Minnesota y Merchant & Gould.
Este artículo fue preparado en inglés por el abogado Aaron Hall, quien concedió a Ceiba Fôrte Law Firm® licencia perpetua para el uso de este y otros artículos semejantes. El abogado Hall no trabaja ni representa a Ceiba Fôrte. Puede aprender más sobre el abogado Hall aquí: https://aaronhall.com